Als Führungskraft Freiraum gewinnen

550405_199430650189663_457593789_nMeine Ideen fallen wie Steine vom Himmel

und gefährden mein Leben…

Heinz Mark

Freiraum gewinnen

Als visionäre Unternehmerin entwickle ich ständig Neues. Das ist auch gut so. Das kleine Problem: Mit den neuen Ideen kommen auch neue Aufgaben – ohne dass die alten Aufgaben sich in Luft auflösen. Da droht die Gefahr von Überlastung.

Selbst wenn man nicht so visionär ist wie ich: Viele Führungskräfte erleben, dass sie so mit aktuellen, dringenden und oft wichtigen Aufgaben zugeschüttet sind, dass ihnen die Zeit für das eigentlich Wichtige, das Konzeptionelle und Planerische fehlt.

Bei Unternehmenscoach Stefan Merath habe ich einen hilfreichen Weg gefunden, dieses Dilemma zu bewältigen. Er nennt es Shit-List. Da ich Fäkalsprache nicht so mag, heißt die Liste bei mir etwas feiner: Das ist blöd, wenn ich es tue. Oder kurz „Doofkram – Liste“.

So geht´s:

Auf die Shit- oder Doofkram-Liste kommt alles

  • womit du dir während der Arbeitszeit die Zeit vertreibst, ohne dass was dabei rauskommt. Jeder hat ja so seine Strategien, um herausfordernden oder unliebsamen Aufgaben aus dem Weg zu gehen: Mal schnell noch zu Facebook oder in ein Nachrichtenportal oder (zu) lange mit Kollegen reden, oder… das ist mal ok, aber wenn es regelmäßig wertvolle Denk- und Arbeitszeit stiehlt, sollte man überlegen, ob man das beibehalten will.
  • Alle Tätigkeiten, die nicht zu deinen Kernaufgaben gehören und die jemand anderes erledigen könnte. Das können gerade auch die Kleinigkeiten sein, die man als Führungskraft „mal eben“ macht, weil es ja nur ein paar Minuten dauert. Und die – summiert am Ende – doch eine Menge Zeit kosten.

Die Liste hat zwei Funktionen: 

  • Zum einen erinnert sie allein durch ihre Anwesenheit daran, dass es Sinn macht, zu überdenken, was man tut.
  • Zum zweiten hat man jetzt einen Platz, an dem man Aufgaben, die man gern loswerden will, sammeln kann. Manchmal hat man vielleicht sofort eine Lösung. Manchmal steht ein „blödes Ding“ eine Weile auf der Liste, bevor man weiß, an wen oder wie man es abgeben kann. Auch das ist ok. Kommt Zeit, kommt Idee.

Erste Resultate

Ich führe diese Liste seit Anfang Oktober 2014. Bisher habe ich mich bei einigen Dingen ertappt, die Zeit kosten, ohne dass sie wirklich etwas bringen. Und übe mich nun darin, diese Dinge zu lassen. Und ich habe schon eine Handvoll Aufgaben gefunden, die ich gut abgeben konnte. Es gab einige, die nur ein paar Minuten pro Woche in Anspruch nahmen wie etwa Überweisungen von Paypal auf das Firmenkonto zu übernehmen. Andere, die aufwändiger waren – wie etwa neue Software zu installieren. Klar kann ich das (naja, nicht immer). Aber es ist weit besser, ich gebe das ab und konzentriere mich auf meine wichtigeren Aufgaben. Ich schätze, dass ich bisher eine Stunde Zeit pro Woche frei geräumt habe. Das ist schon mal ein guter Anfang.

Eine ähnliche Liste kann man auch für private Aufgaben machen. Es kann Sinn machen, sich Lebensmittel oder Socken – die gibt es als Abo – liefern zu lassen. Oder manche Aufgaben an Dienstleister zu delegieren, wenn man dadurch mehr Zeit und Freiraum für die Dinge gewinnt, die einem wirklich wichtig sind.

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Tipps: Viele weitere Ideen für effiziente Arbeitsorganisation gibt es im gleichnamigen Quadro.

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Kerstin Hack

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To-Do Listen und Projekte schlank halten

CIMG0045Viele von uns neigen dazu, ständig neue Aufgaben und Projekte auf ihre To-Do Listen zu setzen. Mit dem Ergebnis, dass gar nicht mehr in überschaubarer Zeit zu schaffen ist, was da alles drauf steht.

1 rein – 2 raus: Papiere kraftvoll und schlank halten

Vielleicht verwendest du die 1 rein 2 raus Regel schon für die Ablage von Unterlagen: Wann immer du ein Blatt ablegst, überlegst du gleichzeitig, ob zwei andere aus der gleichen Abteilung raus können. So bleiben Aktenordner schlank. Das gleiche gilt auch für neue Gegenstände, die du besorgst, neues Dekomaterial usw. Wann immer etwas Neues dazu kommt, gleich schauen, ob zwei oder wenigstens eine vorhandene Sache im Gegenzug gehen kann.

1 rein – 2 raus: Aufgaben und Projekte kraftvoll und schlank halten

Das gleiche kannst du in Bezug auf Aufgabne und Projekte machen; Wann immer du eine neue Aufgabe annimmst, überlege ob du eine alte dafür streichen kannst. Bei Projekten das Gleiche.  Wenn du das nicht tust, verkommt deine To-Do Liste zu einer schlechtes-Gewissen Liste, weil das was drauf steht ohnehin nicht zu bewältigen ist.Das wäre schade. Eine To-Do Liste soll bleiben, was sie ist: Ein effektives Werkzeug, das dir einen Überblick über die Aufgaben gibt, die du angehen willst und kannst.